Personvernerklæring

Vi i Vouch bryr oss om ditt personvern. I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn, behandler og leverer ut til andre når du bruker Vouch.

Vouch AS (Org nr 930 248 096) er behandlingsansvarlig for alle brukerprofiler hos Vouch. I forbindelse med spesifikke stillingsoppdrag, er Vouch databehandler på vegne av det selskapet som søker kandidater. Vouch er også behandlingsansvarlig for å behandle brukeropplysninger om selskapskunder.

Har du spørsmål rundt denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du sende e-post til hey@vouch.careers.

1. Innhenting og behandling av personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, CV-opplysninger, IP-adresse eller jobbsøknadshistorikk. Behandling av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, lagring og utlevering er underlagt reglene i personopplysningsloven, og personvernforordningen ("GDPR").

1.1. Innsending av tips og kandidathåndtering

For tipsere

For å tipse om en person, må du opprette en bruker hos Vouch. Disse personopplysningene bruker vi når vi tar kontakt med den kandidaten du har tipset og senere i forbindelse med eventuell dusørinnbetaling. Vouch vil senere etterspørre kontoopplysninger fra deg for utbetaling av dusør, dersom kandidaten du har tipset blir ansatt og alle vilkår for utbetaling er oppfylt.

Etter at du har opprettet bruker, vil du ha mulighet til å oppgi ytterligere informasjon, for eksempel dersom du selv ønsker å være kandidat for stillinger. Vårt behandlingsgrunnlag for å behandle personopplysninger om tipsere er avtalen (brukervilkårene) mellom tipseren og Vouch. Vi vil behandle personopplysningene så lenge avtalen mellom Vouch og brukeren er gjeldende.

For kandidater som har blitt tipset

Hvis du blir tipset, vil tipseren oppgi noen av dine personopplysninger til Vouch. Dette vil være ditt navn, e-post og/eller telefonnummer, LinkedIn-profil, og en vurdering av deg som potensiell kandidat. Formålet med å behandle disse personopplysningene er for å ta kontakt med deg og senere vurdere om du er aktuell for en spesifikk stilling.

Arbeidsgiver har en berettiget interesse i å bruke disse personopplysningene for en kort periode inntil de selv eller via Vouch, på vegne av arbeidsgiveren, har tatt kontakt med deg for å spørre om du ønsker å bli vurdert for den aktuelle stilling, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f). Ettersom vår kontakt og behandling av personopplysninger kan medføre at du får ny jobb, har behandlingen også positive sider for deg. Du får også rask mulighet til å protestere mot behandlingen. Samlet medfører det at våre interesser overstiger personvernulempene.

Dersom arbeidsgiver vurderer at du ikke er aktuell for stillingen eller dersom du selv ikke ønsker å bli vurdert for den aktuelle stillingen, vil Vouch, på vegne av arbeidsgiver, slette dine personopplysninger knyttet til denne stillingen umiddelbart.

Hvis du er interessert i stillingen som du er tipset for, må du opprette en bruker.

Kandidater kan også samtykke til at Vouch vurderer Kandidaten for andre stillinger. Behandlingsgrunnlaget for slik behandling er samtykke og Kandidaten kan når som helst trekke tilbake samtykke for slik behandling av personopplysninger.

For kandidater som søker selv

Dersom du søker på en stilling via vouch.careers uten å ha blitt tipset, opprettes det automatisk en brukerkonto knyttet til din e-postadresse. Denne kontoen forvaltes av Vouch som behandlingsansvarlig, og du kan når som helst kreve eierskap for å redigere, supplere eller slette egne opplysninger.

Formålet er å gi deg full kontroll over hvem som har tilgang til dine data. I stedet for at søknader lagres uavklart i arbeidsgiveres systemer, lar Vouch deg administrere hvilke selskaper som har tilgang – og fjerne den tilgangen når du selv ønsker.

Ved innsending av en søknad overføres opplysningene dine til arbeidsgiveren, som da blir behandlingsansvarlig. Vouch er databehandler og håndterer søknadsdataen etter instruks fra arbeidsgiver. Du kan likevel, via din brukerkonto, trekke søknaden og be om sletting – noe som også fjerner dataen fra arbeidsgivers visning. Du trenger dermed ikke kontakte arbeidsgiver direkte for å utøve dine rettigheter.

Kandidater kan også samtykke til at Vouch vurderer Kandidaten for andre stillinger. Behandlingsgrunnlaget for slik behandling er samtykke og Kandidaten kan når som helst trekke tilbake samtykke for slik behandling av personopplysninger.

1.2. Opprettelse av konto og autentisering

Du kan opprette bruker hos Vouch på fire forskjellige måter. Du kan enten registrere deg og logge inn gjennom din LinkedIn-, Google- eller GitHub-konto, eller ved å opprette en bruker ved å oppgi e-postadressen din og få tilsendt en såkalt «magic link». Velger du registrering og innlogging gjennom Linkedin-, Google- eller GitHub-konto, vil din registrerings- og innloggingsforespørsel sendes til LinkedIn, Google eller Meta Platforms, før Vouch gir deg tilgang Vouch-plattformen. Benyttes denne formen for registrering, er Vouch delt behandlingsansvarlig med LinkedIn, Google eller Meta. Om du oppgir e-postadressen din, vil Vouch alene være behandlingsansvarlig. For disse selskapenes behandling av dine personopplysninger, se personvernerklæringene til LinkedIn, Google, og GitHub.

Formålet med registreringen er autentisering og sikkerhet. Det rettslige grunnlaget for behandling av disse personopplysningene for autentiserings- og sikkerhetsformål er avtalen (brukervilkårene) mellom bruker og Vouch. Vi vil behandle personopplysningene så lenge avtalen mellom Vouch og brukeren er gjeldende.

1.3. Bruk av brukerkonto

For å bruke Vouch-plattformen, må du ha en bruker. Det samme gjelder dersom du er kunde av Vouch og lyser ut stillinger og mottar kandidater gjennom Vouch via kundeportalen.

Vouch er behandlingsansvarlig for behandling av dine personopplysninger som skjer i forbindelse med din brukerkonto. I forbindelse med din brukerkonto vil vi behandle følgende personopplysninger:

• Navn,

• E-post,

• Telefonnummer,

• Foto,

• CV-opplysninger,

• Jobbhistorikk

Formålet med behandlingen er å forvalte din brukerkonto hos Vouch, slik at du enkelt kan tipse og melde interesse for på stillinger. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i forbindelse med brukerkonto hos Vouch er avtalen (brukervilkårene) mellom bruker og Vouch. Vi vil behandle personopplysningene så lenge avtalen mellom Vouch og brukeren er gjeldende.

1.4. Markedsføring og nyhetsbrev

Vouch sender ut nyhetsbrev 1-2 ganger i uken. I forbindelse med registrering av brukerkonto hos Vouch, vil du få muligheten til å samtykke til å motta disse nyhetsbrevene og annet innhold. Du kan når som helst trekke tilbake til dit samtykke inne på «Profilinnstillinger».

Hvis du samtykker til å motta nyhetsbrevene våre, vil dine kontaktopplysninger gå inn i vårt nyhetsbrevregister. Her lagrer vi navn, e-post, telefonnummer og hvilke samtykker du har avgitt. Vi lagrer disse opplysningene fordi vi har en rettslig forpliktelse som behandlingsansvarlig til å dokumentere at du har avgitt samtykke. Vi vil behandle disse personopplysningene i nyhetsbrevregisteret så lenge du har samtykket.

1.5. Besøk på nettsiden, informasjonskapsler og innhold fra andre nettsteder

Informasjonskapsler

Vi bruker informasjonskapsler for å samle inn statistikk om hvordan nettsiden og subdomenene blir brukt. Du kan velge om du ønsker å tillate kun nødvendige eller også valgfrie informasjonskapsler.

Når du besøker nettsiden, vil vi opprette en midlertidig informasjonskapsel for å avgjøre om nettleseren din aksepterer informasjonskapsler. Denne informasjonskapselen inneholder ingen personopplysninger og forsvinner så snart du lukker nettleseren din.

Når du logger deg inn, blir det opprettet informasjonskapsler som lagrer innloggingsinformasjonen din og valg du har tatt når det gjelder hvordan innhold skal vises. Informasjonskapsler med innloggingsinformasjon utløper etter to dager, mens de med visningsvalg varer i ett år. Hvis du krysser av for «Husk meg» vil innloggingsinformasjonen din oppbevares i to uker. Hvis du logger deg ut av kontoen din, vil disse informasjonskapslene forsvinne.

Nedenfor kan du se informasjon om øvrige informasjonskapsler Vouch bruker.

Innhold fra andre nettsider

Vouch har integrert innhold fra tredjeparter på sine nettsider, herunder «Pixels». Pixels er små bilder som er integrert på våre nettsider. Pixels fungerer slik at de kommuniserer med serverne til eieren (for eksempel Facebook, Instagram eller LinkedIn). Ved å integrere pixels på nettsiden, sendes informasjon om besøkeren av nettsiden og hvilken enhet besøkeren bruker når vedkommende er på Vouch’s nettsider, til Pixel-eieren.

Disse nettstedene kan samle inn opplysninger om deg, bruke informasjonskapsler, bygge inn sporingssystemer fra tredjeparter og overvåke hva du gjør via dette innebygde innholdet. Dette omfatter også sporing av handlingene dine via det innebygde innholdet dersom du har en konto og er logget inn på nettstedet.

1.6. Vouchs chat-funksjon

Vouch benytter Pylon Labs, Inc. som leverandør av chat-funksjonen på vouch.careers. Når du bruker chatten, behandles identifikatorer og meldingsinnhold som en del av vår supportdialog. Pylon er databehandler og lagrer informasjon i USA, med overføringsgrunnlag i henhold til EUs standard kontraktsklausuler (SCCs) og UK Addendum. Du kan når som helst be om sletting av tidligere meldinger eller ID-er via hey@vouch.careers.

Vouch har en berettiget interesse i å svare på spørsmål fra interessenter, og svarene gagner interessentene. Vår interesse overstiger derfor personvernulempene for registrerte, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

1.7 Bruk av tilkoblet Google Kalender (for intervjubooking)

Denne delen gjelder brukere som kobler sin Google-konto til Vouch for booking av intervjuer eller relaterte planleggingsfunksjoner.

Typer Google-data vi henter inn Når du kobler din Google-konto til Vouch, henter vi kun følgende Google Kalender-data:

• Kalenderhendelser du oppretter eller oppdaterer via Vouch (tittel, beskrivelse, start/slutt, deltakere, konferanseinfo).

• Ledig/opptatt-informasjon for å finne tilgjengelighet på tvers av kalendere du velger.

• Din kalenderliste slik at du kan velge hvilke kalendere som skal brukes. Vi henter også grunnleggende profilinformasjon for innlogging (OpenID, e-post, profil).

Slik bruker vi denne dataen Vi bruker Google Kalender-data kun for å tilby intervjubooking: opprette hendelser, generere Google Meet-lenker, endre, avlyse og sjekke tilgjengelighet på tvers av kalendere du velger.

AI/ML-bruk (Workspace APIer) Våre AI/ML-systemer trener ikke på persondata hentet via Google APIer. All automatisert behandling skjer kun i sanntid for å drifte eller forbedre planleggingsfunksjonen. Vi bygger ikke generelle modeller basert på Google Workspace API-data.

Limited Use-samsvar Vouch følger Googles API Services User Data Policy, inkludert Limited Use-kravene. Google-brukerdata hentet via Google APIer brukes kun for å levere og forbedre planleggingsfunksjonen, selges ikke, overføres ikke (med mindre til underleverandører som er nødvendige for å levere funksjonen), og brukes ikke til annonsering (inkludert retargeting, personlig eller interessebasert reklame). Menneskelig tilgang til Google-data er forbudt, med unntak av ditt samtykke, juridiske krav, eller sikkerhets-/misbruksundersøkelser.

Databevaring og sikkerhet

• Data krypteres både i transitt og lagring.

• Tilgang begrenses til autorisert personell etter behov; tilgang logges og revideres.

• Nøkler og tokens lagres sikkert; oppfriskningstokens krypteres.

• Vi følger prinsippet om minst mulig tilgang, periodisk nøkkelbytte og rutiner for sårbarhetsstyring.

Bevaring og sletting

• Kalenderdata opprettet/oppdatert via Vouch lagres kun så lenge det er nødvendig for tjenesten og for revisjon/sikkerhetslogger.

• Hvis du trekker tilbake Google-tilgang eller sletter din konto, stopper vi umiddelbart all tilgang til dine data og sletter lagret Google-data innen 30 dager (logger kan lagres opptil 90 dager for sikkerhet og samsvar).

• Du kan når som helst be om sletting på support@vouch.careers.

Deling Vi deler ikke Google-brukerdata med tredjeparter, bortsett fra underdatabehandlere som bistår med funksjonen under databehandleravtaler og i samsvar med denne personvernerklæringen og Googles Limited Use-krav.

Dine valg Du kan koble fra Google når som helst via Google-konto → Sikkerhet → Tilgang fra tredjepart. Etter frakobling kan vi ikke opprette, endre eller lese hendelser eller ledig/opptatt-data.

Kontakt For spørsmål eller forespørsel om sletting/eksport: support@vouch.careers.

1.8 Bruk av kunstig intelligens (AI)

Vouch bruker AI og maskinlæring for å matche kandidater med stillinger, rangere søknader og effektivisere rekrutteringsprosessen. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med brukeren og Vouchs berettigede interesse.

Modellene analyserer CV, søknadstekst og annen relevant informasjon for å beregne en match-score. Personopplysninger brukes kun til sanntidsvurdering – ikke til å trene generelle AI-modeller.

Vi benytter automatisert behandling for å likebehandle og prioritere kandidater, men alle ansettelsesbeslutninger tas av mennesker. Ingen automatiserte avgjørelser har rettslig eller tilsvarende betydelig effekt for brukeren.

Modellene testes jevnlig for skjevheter og korrigeres ved behov. Data og resultater lagres sikkert og kryptert. Har du spørsmål om hvordan AI påvirker din søknad, kontakt oss på hey@vouch.careers. Du kan ikke reservere deg mot automatisert rangering.

2. Hvem deler vi dine opplysninger med?

Vouch deler personopplysninger med følgende mottakere:

1. Oppdragsgivere, arbeidsgivere og kunder

2. Kandidater

3. Google LLC

4. Meta Platforms, Inc.

5. LinkedIn Ireland Unlimited Company

6. Retool, Inc.

7. Pylon

8. PostHog

9. Unify AI Business Corporation

10. Snitcher

3. Overføring av personopplysninger til utlandet

Vouch bruker underleverandører (underdatabehandler) som innebærer at personopplysninger overføres ut av EØS-området. Slik overføring skjer kun i overenstemmelse med GDPR kapitel V. Dette gjelder følgende underdatabehandlere:

4. Dine rettigheter

Vi er opptatt av at du skal ha kontroll over dine personopplysninger. Etter personopplysningsregelverket har du følgende rettigheter:

• rett til innsyn i egne personopplysninger;

• rett til å kreve uriktige personopplysninger om deg rettet;

• rett til å kreve sletting av personopplysningene dine;

• rett til å kreve at vi begrenser bruken av dine personopplysninger;

• rett til å motta personopplysningene i strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, samt overføre disse personopplysningene til en annen behandlingsansvarlig ("Dataportabilitet");

• rett til å protestere;

• rett til å trekke tilbake samtykke; og

• rett til å klage til Datatilsynet.

i) Innsyn og dataportabilitet

Du kan få innsyn i alle dine personopplysninger ved å opprette en bruker på Vouch.

Dersom du ikke har eller ønsker å opprette en bruker, kan du få innsyn ved å sende en e-post til hey@vouch.careers. I e-posten må du oppgi navn og telefonnummer. Det samme gjelder dersom du ønsker å benytte deg av retten til Dataportabilitet. Dette trenger vi for at vi skal kunne autentisere deg.

Retting, sletting og begrensing av behandling

Personopplysninger som du avgir selv til Vouch, kan du enkelt endre inne på "Mine Innstillinger". Dersom du mener vi har registrert feil opplysninger om deg, kan du sende oss en e-post på hey@vouch.careers. Det samme gjelder hvis du ønsker å begrense vår behandling av dine personopplysninger.

Dersom du ikke har bruker på Vouch, og ønsker å slette personopplysninger, å rette personopplysninger, eller å begrense vår behandling av dine personopplysninger, gjør du også dette ved å sende oss e-post på hey@vouch.careers.

Rett til å protestere

Du har rett til å protestere dersom vi behandler personopplysninger om deg som bygger på våre berettigete interesser. Vi har ovenfor presisert hvor vår behandling bygger på vår eller tredjeparters berettiget interesse.

Hvis du protesterer, må vi kunne dokumentere at det foreligger tvingende berettigete grunner for at vi skal fortsette behandlingen.

Dersom du protesterer mot direkte markedsføring, vil ikke dine personopplysninger lengre brukes til slike formål.

Rett til å trekke tilbake samtykke

Du har rett til å trekke tilbake avgitte samtykker når som helst. Dette gjør du inne på Vouch, under "Profilinnstillinger". Opplever du vanskeligheter med å trekke samtykke, kan du alltid sende oss en e-post på hey@vouch.careers, så hjelper vi deg.

Rett til å klage til Datatilsynet

Du har rett til å klage over vår behandling av dine personopplysninger til Datatilsynet. For mer informasjon, se www.datatilsynet.no.

5. Overdragelse

I forbindelse med virksomhetsoverdragelser, eller andre selskapsrettslige eller avtalerettslige endringer, kan behandlingsansvaret for behandling av personopplysninger etter denne personvernerklæringen endres.

6. Endringer av personvernerklæringen

Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere eller endre personvernerklæringen og vil ved behov informere om dette.